5 ideas clave para la planificación estratégica de Pymes y autónomos culturales

De la idea al proyecto

Antonio Bazán

Director, Factoría de Industrias Culturales

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‍Factoría de Industrias Creativas es una organización que lleva más de diez años ayudando a la sostenibilidad económica de las Industrias Creativas en español, en estos años hemos vivido una digitalización acelerada de la industria, primero como consecuencia de la COVID y luego con el impulso de los fondos Next Generation.

En estos 10 años, se ha producido un cambio en el paradigma de la inversión y de la financiación cultural, consolidando figuras jurídicas como las sociedades de garantía recíproca, trasladando a la industria del directo la política de apoyo a la producción y distribución fiscales, la inversión de impacto y el nuevo rol de las comunidades como financiadoras de proyectos.

Todos estos cambios han provocado una aceleración en la necesidad de profesionalizar la gestión de la industria cultural. Cada día necesitamos ser más tecnológicos, tener mayores conocimientos de las nuevas modalidades de financiación, de los procesos de gestión y sostenibilidad medioambiental.

Compartimos lo que consideramos “IDEAS CLAVES”:

                   I.       Razones por las que consideramos imprescindible la planificación y la estrategia de nuestras actividades

                  II.       Documentos estratégicos con los que toda iniciativa debería contar

                 III.       Herramientas digitales que nos ayudarán al desarrollo y análisis de nuestras actividades y estrategias

                 IV.       Programas de apoyo que ayudan a la puesta en marcha

I. Cinco razones por las que necesitamos planificar la actividad Cultural

1. Necesitamos tener un balance sano, nuestras organizaciones han de huir de estructuras de balance dependientes de la financiación pública y de la concentración de riesgos en un solo cliente, en una sola línea de trabajo. Hemos de equilibrar el “mix de producto” y analizar: qué ofrecemos, a qué cliente y cómo nos paga el cliente. Todo ello no se consigue sin planificar el equilibrio de nuestros productos.
2. La financiación de la actividad cultural está profesionalizada. Las subvenciones se deben conocer con anterioridad, cuando se convocan solo se dan entre 15 y 20 días para presentar proyectos, es decir, tenemos que tener claro qué vamos a presentar a cada programa. Los requisitos de los apoyos fiscales se conocen con anterioridad y no están sujetos a convocatoria, la financiación no se improvisa. Hemos de conocer, al principio del ejercicio, qué proyectos vamos a querer financiar, con qué líneas y en qué plazo.
3. El hecho cultural no es solo el directo, sino que contempla, la preproducción, la producción y la postproducción. Tiene tanta importancia la huella digital como el directo. Para poder aprovechar toda la cadena de valor de lo que hacemos, necesitamos planificar cuándo y cómo lo hacemos, y con qué tecnologías, y en qué formatos nos apoyamos.
4. Las comunidades, son un elemento clave del hecho cultural, ya no solo consumen lo que hacemos, sino que también las financian. Necesitamos fidelizar a nuestro público. Hemos de conocerlo y tener contacto con él, para lo que necesitamos tener clara la estructura de tecnología que necesitamos.
5. La gestión ya no solo consiste en subcontratar con un gestor, necesitamos saber en todo momento el resultado y el impacto de nuestra actividad, como evoluciona el presupuesto, el impacto en ventas. Necesitamos contar con herramientas que no solo nos permitan planificar sino evaluar

II. Cuatro documentos estratégicos para el impulso de su sostenibilidad 

1. Plan de negocio, en donde podemos analizar de donde llegan los ingresos, con qué magnitud y en donde hemos de incidir para equilibrar el riesgo de nuestra actividad. Cuanto menos dependamos de un mismo cliente o de una misma tipología de ingreso, tendremos un mejor equilibrio de riesgos.
2. Cronograma de trabajo, cuando vamos a producir, con qué medios, cuál va a ser el flujo de trabajo. Hemos de conocer el ritmo de nuestra actividad, e intentar desestacionalizar los ingresos. Si conocemos cuando va a producirse cada una de nuestras actividades, podremos coordinar equipos humanos, tecnología, financiación, comunicación.
3. Presupuesto anual, en donde no solo incluimos los costes, sino como y cuando nos vamos a financiar, con qué: ¿ayudas?, ¿campañas de crowdfunding?, ¿incentivos fiscales? u otros, y en qué plazos.
4. Plan de marketing y comunicación, necesitamos saber que vamos a comunicar, qué campañas vamos a hacer por cada uno de nuestros productos, que campañas vamos a hacer solo para consolidar nuestra marca, qué contenidos produciremos, qué tecnologías usaremos, etc.

III. Cuatro tecnologías que consideramos muy útiles para poder planificar la actividad y evaluarla 

1. Herramientas de gestión de procesos y de tareas internas, implementación de ERP (gestión y seguimientos presupuestarios), contratos inteligentes, formularios digitales.
2. Herramientas de gestión de comunidades y marketing, CRM.
3. Herramienta de analítica de audiencias, analíticas de webs, redes sociales, impacto email marketing o posicionamiento SEO
4. Tecnologías de puesta en valor de la huella digital, repositorios digitales.

IV. Cuatro tipos de programas de apoyo que nos pueden ayudar al desarrollo de herramientas y tecnologías para planificar la actividad e implementar también las tecnologías para la analítica de impacto. Estas líneas están testadas en proyectos de Factoría y son de gran utilidad.

1. Programas de apoyo a la digitalización, con instrumentos como el programa “Kit Digital”, o los programas específicos de Digitalización como los lanzados por INAEM (modernización de estructuras de gestión) o la DG del Libro (modernización y digitalización de pequeñas y medianas empresas de la economía de valor del libro)
2. Programas de apoyo a la formación, con los instrumentos que ha puesto en marcha el DG de Industrias creativas del Ministerio de Cultura, para la obtención de becas para gestores culturales, o las escuelas gratuitas impulsadas por Fundación Germán Sánchez Ruipérez para los profesionales del libro (Parix) o la UNED para los profesionales del Patrimonio.
3. Programas para el desarrollo de planes de negocio, programa Acelera Startups de la EOI (Escuela de Organización Industrial) o los programas de Aceleradores Culturales de las diferentes Comunidades Autónomas.
4. programas de apoyo a la contratación de personal, impulsados tanto desde el ámbito privado Fundación Botín o Fundación Santander, como desde el sector público puesto en marcha en las diferentes CCAA.

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En resumen, estamos en un momento idóneo para ir dando pasos para la transformación, modernización y profesionalización de las empresas del ámbito cultural.

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